Obchodní podmínky

Tyto všeobecné obchodní podmínky (dále jen „VOP“) blíže vymezují práva a povinnosti poskytovatele, společnosti FLEXI OFFICE s.r.o., a objednatele, který je podnikatelem ve smyslu ustanovení § 420 nebo spotřebitelem ve smyslu ustanovení § 421 a násl. zákona č. 89/2012 Sb., Občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „OZ“). Právní vztahy mezi poskytovatelem a objednatelem se řídí právním řádem České republiky. Vztahy neupravené smlouvou či VOP se řídí OZ.

1. Obecná ustanovení  

1.1. „Poskytovatelem“ se rozumí společnost FLEXI OFFICE s.r.o. se sídlem Praha 1, Ovocný trh 572/11, PSČ 110 00, IČ: 27386724, DIČ: CZ27386724, zapsaná v obch. Rejstříku vedeným Městským soudem v Praze, v oddíle C, vložce 115620, email: info@flexioffice.cz, tel: 225 991 991, web: flexioffice.cz .

1.2. „Objednatelem“ se rozumí fyzická či právnická osoba, která s Poskytovatelem uzavřela Objednávkový formulář.

1.3. „Objednávkou“ se rozumí rezervace/objednávka uzavřená mezi Poskytovatelem a Objednatelem na objednané služby a slouží jako podklad pro dodávku služeb.

1.4. „Business centrem“ se rozumí kancelářské budovy a prostory, které Poskytovatel zde provozuje na základě nájemní či jiné smlouvy.

1.5. „Zasedací místností“ se rozumí prostor určený k pronájmu a to ke kancelářským či souvisejícím administrativním činnostem (schůzky, obchodní jednání, valné hromady, semináře apod.), nebo činnostem, které byly mezi Objednatelem a Poskytovatelem výslovně dohodnuty.

1.6. „Kanceláří“ se rozumí místnost pronajatá na krátkodobý pronájem - HOTDESK.

1.7. „Zákaznickou kartou“ se rozumí předplacení libovolné částky na bankovní účet Poskytovatele, ze které se dále strhávají domluvené částky za využívání služeb Poskytovatele až do jejího vyčerpání.

2. Pronájem Zasedací místnosti a Kanceláře

2.1. Rezervace Zasedací místnosti a Kanceláře probíhá prostřednictvím Objednávky u Poskytovatele a to několika způsoby: prostřednictvím webového formuláře na webových stránkách Poskytovatele (www.flexioffice.cz), objednávkového formuláře, emailem, telefonicky nebo osobně se zaměstnanci Poskytovatele. Dále je možné provést rezervaci vyplněním webového formuláře na webových stránkách Poskytovatele.  

2.2. Zasedací místnosti mohou být pronajaty pouze ke kancelářským účelům a souvisejícím administrativním činnostem (schůzky, obchodní jednání, valné hromady apod.), nebo činnostem, které byly mezi Objednatelem a Poskytovatelem výslovně dohodnuty

2.3. Je zakázáno Kancelář využívat pro účely schůzek, obchodních jednání, osobních pohovorů, castingů či k jiným činnostem, v jejichž důsledku dochází k nahodilým příchodům a odchodům neoprávněných osob do a z kanceláře, pokud nedojde mezi Objednatelem a Poskytovatelem k jiné dohodě.

2.4. Objednatel Zasedací místnosti nebo Kanceláře je povinen udržovat v místnosti a společných prostorech v budově čistotu a pořádek a chovat se tak, aby nepoškozoval místnost a společné prostory v budově, její zařízení a vybavení a aby nerušil ostatní klienty využívající tyto prostory. V souvislosti s tím platí v kanceláři zákaz stravování a konzumace aromatických pokrmů. Objednatel odpovídá za všechny škody vzniklé nad rámec běžného opotřebení Kanceláře a společných prostor v budově, jejího zařízení a vybavení.

2.5. Objednatel není bez souhlasu a součinnosti Poskytovatele oprávněn v místnosti provádět žádné dispoziční úpravy (manipulace s nábytkem) ani z místnosti vynášet věci, které tvoří součást vybavení.

2.6. Objednatel je povinen dodržet zákaz kouření v kanceláři a společných prostorech v budově a prostorách pronajímatele.

2.7. Objednatel se řídí Domovním řádem Business centra, který je k dispozici k nahlédnutí u asistentek na recepci.

2.8. Pronájmem Kanceláře nevzniká Objednateli nárok na umístění sídla společnosti, resp. užití adresy prostor Business centra jako své kontaktní adresy, pokud nedojde mezi Objednatelem a Poskytovatelem k jiné dohodě.

2.9. Objednatel bere na vědomí, že v prostorách poskytovatele není povoleno nechávat jakékoliv movité věci (osobní věci, nábytek, atd.). Poskytovatel nenese žádnou odpovědnost za jejich případnou ztrátu.

2.10. Objednatel má právo využívat Kancelář nebo Zasedací místnost pouze v čase provozu recepce, tj. v pracovní dny od 8:30 do 17:00hod, pokud nedojde mezi Poskytovatelem a Objednatelem k jiné dohodě.

2.11. V případě porušení povinnosti Objednatele dle bodu 2.2 až 2.10. se sjednává smluvní pokuta ve výši 3.000,- Kč za každé jednotlivé porušení povinnosti. Tím není dotčen nárok Poskytovatele na náhradu škody.

2.12. V případě, že se Objednatel s Poskytovatelem dohodnou na využití Zasedací místnosti, nebo Kanceláře mimo pracovní dobu, účtujeme standardní hodinovou sazbu s přirážkou 100% z jednorázové hodinové ceny.

2.13. První hodina pronájmu Zasedací místnosti je 45 minut, další započaté hodiny jsou v délce 45 minut plus 15 minut bonus – neplatí u pronájmu na celý den a více.

2.14. Pokud Objednatel zruší závaznou objednávku nejméně 1 pracovní den před plánovaným začátkem podnájmu, nebudou mu účtovány žádné poplatky. Pokud bude objednávka zrušena později, případně pokud Objednatel Poskytovatele vůbec nekontaktuje, bude účtována plná cena podnájmu. V případě, že objednávka zahrnovala využití času v rámci limitu volných hodin, provede se započítání obdobným způsobem. Zrušení objednávky může proběhnout emailem, SMS zprávou nebo telefonicky. Storno podmínky rezervací a objednávek v případě celodenního podnájmu se liší: 2 pracovní dny před pronájmem bez poplatku, zrušení 1 pracovní den před pronájmem se účtuje 50% ceny pronájmu, zrušení později se účtuje plná cena podnájmu.

2.15. Neobsadí-li Objednatel Kancelář nebo Zasedací místnost po předchozí rezervaci do 30 minut od začátku pronájmu, může být jeho rezervace zrušena, a využita k pronájmu jinou osobou. Objednateli bude účtován storno poplatek dle platných podmínek stanovených ve VOP odstavec 2.14.

2.16. Objednatel bere na vědomí, že kapacita prostor uvedená v Objednávkovém formuláři je maximálním počtem osob, které mohou prostory ze strany Objednatele využívat. Překročení počtu osob nad rámec deklarovaného počtu povolených pracovních míst podléhá předchozímu písemnému souhlasu Poskytovatele a je zpoplatněno. Výše takového zpoplatnění bude určena na základě dohody mezi Poskytovatelem a Objednatelem, zejména s ohledem na rozsah, v němž bude maximální počet pracovních míst překročen, a čas, po který by se tak mělo dít.

2.17. V případě, že poskytovatel poskytne Objednateli po domluvě vstupní karty, které si Objednatel vyzvedne na recepci, je povinen po skončení pronájmu je zde vrátit. V případě ztráty, popř. nevrácení této karty se sjednává smluvní pokuta 750 Kč/ karta.

2.18. Objednatel s neomezeným/samostatným přístupem do Business centra bere na vědomí, že v případě pronájmu mimo pracovní dobu, kdy již nemusí být asistentky v Business centru přítomny, si Objednatel sám zodpovídá za příchod a odchod své návštěvy.

2.19. Nepředá-li Objednatel Kancelář nebo Zasedací místnost neprodleně po skončení nájmu zpět Poskytovateli, je povinen zaplatit Poskytovateli smluvní pokutu ve výši 1.500,- Kč za každou i započatou hodinu prodlení s předáním této kanceláře, pokud nedojde mezi Objednatelem a Poskytovatelem k jiné dohodě.

2.20. V případě, že má Objednatel s Poskytovatelem uzavřenou platnou Smlouvu o podnájmu a poskytování administrativních služeb, případně smlouvu o poskytování administrativních služeb, je Poskytovatel v souladu s touto smlouvou oprávněn započíst poplatky za pronájem Prostor a doprovodné služby dle Objednávkového formuláře, a dále smluvní pokutu dle bodu 2.11 a 2.19 oproti záloze (Kauci) složené objednatelem pro účely opakovaných či jednorázových služeb dle smlouvy.

3. Finanční podmínky 

3.1. Objednatel je povinen Poskytovateli uhradit částku za využívání služeb dle ceníku v Objednávkovém formuláři. Objednatel může uhradit částku v hotovosti, převodem peněz na bankovní účet Poskytovatele, nebo stržením částky ze Zákaznické karty.

3.2. Objednatel, který od Poskytovatele využívá nabízené služby poprvé, je povinen uhradit částku za služby v hotovosti před využitím služby, nebo neprodleně po jejím skončení.

3.3. Objednatel, který se rozhodne uhradit částku převodem na bankovní účet Poskytovatele, se řídí vystavenou fakturou, která je vystavena a doručena Objednateli po skončení využívané služby.

3.4. Jakékoli bankovní poplatky vzniklé v důsledku platby mezi Objednatelem a Poskytovatelem jdou k tíži Objednatele.

3.5. Objednatel bere na vědomí, že Poskytovatel může odmítnout uhrazení částky za využívání služeb převodem na bankovní účet Poskytovatele a to bez blíže specifikovaných důvodů. V takovém případě je Objednatel povinen uhradit částku v hotovosti před využitím služby, nebo neprodleně po jejím skončení.

3.6. V případě prodlení Objednatele s úhradou jakékoliv faktury bez ohledu na to, jaké služby jsou takovou fakturou účtovány, je Poskytovatel oprávněn požadovat po Objednatelovi uhrazení smluvní pokuty ve výši 500,- Kč za každý den prodlení s úhradou každé jednotlivé faktury. Současně je Poskytovatel oprávněn požadovat po Objednateli zaplacení úroku z prodlení z dlužné částky od prvního dne prodlení do zaplacení. Zaplacením smluvní pokuty není dotčeno právo Poskytovatele na náhradu škody, a to i v rozsahu přesahujícím smluvní pokutu.

3.7. Poskytovatel je oprávněn k pozastavení či odmítnutí objednávky v případě, že eviduje dlužné částky Objednatele po splatnosti i na jiných službách či produktech poskytovaných Poskytovatelem.  

3.8. Všechny ceny jsou uvedeny bez DPH, to znamená, že částka se vždy navýší o příslušnou sazbu DPH.
 

4. Reklamace  

4.1. V případě pochybení na straně Poskytovatele je Objednatel v rámci reklamačního řízení oprávněn požadovat přiměřenou náhradu. Objednatel je povinen reklamaci učinit písemně e-mailem na info@flexioffice.cz, nebo doporučeně dopisem na kontaktní údaje Poskytovatele dostupné z internetové adresy (URL) www.flexioffice.cz. 

4.2. Lhůta pro uplatnění reklamace je 7 dní ode dne, kdy Objednatel zjistil nebo mohl zjistit pochybení Poskytovatele.

4.3. Pochybením na straně Poskytovatele se rozumí nemožnost využití Kanceláře nebo Zasedací místnosti v dohodnutou dobu na základě Objednávkového formuláře.

4.4. Za pochybení na straně Poskytovatele se nepovažují události, které Poskytovatel nemohl očekávat a předpovídat.

4.5. V případě, že Poskytovatel danou reklamaci uzná jako oprávněnou, zavazuje se následně na její hodnotu vystavit opravný daňový doklad, a to ke dni uznání reklamace a opravný daňový doklad vypořádat dle dohody smluvních stran, tzn. vyplatit nebo započítat na úhradu jiného plnění. 

4.6. Námitky vůči vystaveným fakturám – daňovým dokladům, které by měly za následek omezení práva na vznik pohledávky Poskytovatele vůči Objednateli, je povinen Objednatel uplatnit u Poskytovatele písemně, a to do 7 dnů po doručení faktury – daňového dokladu.  

 
5. Závěrečná ustanovení  

5.1. Dojde-li ke změně jakýchkoliv fakturačních údajů a kontaktních osob u Objednatele, je Objednatel povinen o tom Poskytovatele neprodleně informovat, a to nejpozději do 5 dnů od této změny.  

5.2. Veškeré písemnosti zasílané poštou se považují za doručené 5. dnem po jejich prokazatelném odeslání, a to i v případě, že druhá strana odmítla písemnost převzít, nebo v případě, že zásilka byla uložena na poště a druhá strana si zásilku nevyzvedla.  

5.3. Poskytovatel si vyhrazuje právo kdykoli jednostranně změnit VOP. Poskytovatel nemusí informovat své stávající či budoucí Objednatele o provedené změně. Poskytovatel proto doporučuje, aby Objednatel před každým uzavřením Objednávacího formuláře zkontroloval jejich znění. Objednávkový formulář mezi Poskytovatelem a Objednatelem se řídí VOP platnými v době jeho uzavření.

5.4. Objednatel stvrzením těchto VOP souhlasí s tím, že je Poskytovatel oprávněn zasílat Objednateli informační materiály týkající se nabízených služeb Poskytovatele nebo služeb souvisejících, jakož i o produktech třetích osob. 

5.5. Smlouva o podnájmu prostor určených k podnikání a o poskytnutí služeb uzavřená mezi Poskytovatelem a Objednatelem nespadá pod tyto VOP, ale řídí se Ujednáním, které je nedílnou přílohou každé Smlouvy.

Tyto Podmínky nabývají platnosti a účinnosti dnem 24.10. 2016